Thiết lập ban đầu cho bán hàng và CRM

Áp dụng: ERPNext phiên bản 16
Ai thực hiện: người quản trị hệ thống (System Manager) hoặc trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager)

Trước khi đội bán hàng bắt đầu nhập khách hàng tiềm năng và báo giá, ERP cần được thiết lập một lần cho đúng: danh mục dùng chung, cách đánh số chứng từ, quy tắc giao việc, thông báo và phân quyền. Thiết lập tốt từ đầu giúp dữ liệu sạch, báo cáo chính xác và không phải sửa hàng loạt về sau. Trang này liệt kê các bước theo đúng thứ tự nên làm.

Làm nhanh

1. Tạo danh mục: Territory, Customer Group, Lead Source (UTM Source), Sales Stage, Sales Person, Opportunity Lost Reason.
2. Mở CRM Settings và Selling Settings, chọn cách đặt tên và giá trị mặc định.
3. Kiểm tra mẫu đánh số chứng từ trong Document Naming Settings.
4. Tạo Assignment Rule để tự giao Lead, Opportunity cho nhân viên.
5. Tạo Notification báo khi có Lead mới hoặc thương vụ sắp đến hạn.
6. Gán vai trò (Role) cho từng người dùng và kiểm tra quyền.

1. Chuẩn bị danh mục dùng chung

Các danh mục này được chọn trên Lead, Opportunity, Customer và báo cáo. Nên thống nhất trong cả đội trước khi nhập dữ liệu.

Mẹo: đặt tên ngắn, không trùng nghĩa. Ví dụ chỉ dùng một nguồn "Facebook", không tạo thêm "FB" hay "facebook ads".

2. CRM Settings

Mở bằng ô tìm kiếm của ERP, gõ CRM Settings.

3. Selling Settings

Mở Selling Settings.

4. Đánh số chứng từ (Document Naming Settings)

Mỗi chứng từ có một mẫu đánh số, ví dụ CRM-LEAD-.YYYY.- cho Lead, SAL-QTN-.YYYY.- cho báo giá. Mở Document Naming Settings để xem và sửa:

1. Chọn chứng từ ở ô Select Transaction.
2. Sửa danh sách mẫu, mỗi mẫu một dòng. Ví dụ BG-.YYYY.- để mã báo giá có dạng BG-2026-00001.
3. Bấm Update để lưu.

Lưu ý: chỉ nên đổi mẫu đánh số trước khi phát sinh chứng từ thật, hoặc vào đầu năm, để tránh mã bị lẫn giữa hai kiểu.

5. Tự động giao việc (Assignment Rule)

Assignment Rule giúp mỗi Lead, Opportunity mới có người phụ trách ngay, không phải chờ trưởng nhóm chia.

1. Mở Assignment Rule, bấm + Add Assignment Rule.
2. Chọn Document Type (ví dụ Lead) và đặt tên cho quy tắc.
3. Nhập Assign Condition, ví dụ status == "Lead" để chỉ giao Lead mới.
4. Chọn cách chia ở Rule: Round Robin (lần lượt), Load Balancing (người ít việc nhất), Based on Field (theo một trường, ví dụ khu vực) hoặc Weighted Distribution (chia theo tỉ trọng cho từng người).
5. Thêm nhân viên vào bảng Users, chọn Assignment Days (những ngày quy tắc hoạt động).
6. Bấm Save.

Người được giao sẽ thấy việc trong danh sách To Do và nhận thông báo trên ERP.

6. Thông báo (Notification)

Notification gửi email hoặc thông báo trong hệ thống khi có sự kiện, ví dụ có Lead mới từ website hoặc thương vụ sắp đến ngày dự kiến chốt.

1. Mở Notification, bấm + Add Notification.
2. Chọn Channel (Email hoặc System Notification), Document Type (ví dụ Lead) và Send Alert On (New, Value Change, Days Before…).
3. Nhập Condition nếu chỉ báo trong một số trường hợp, ví dụ doc.utm_source == "Website".
4. Chọn người nhận trong Recipients (theo vai trò, theo trường như Lead Owner, hoặc email cố định).
5. Soạn Subject và Message, bấm Save.

Để gửi được email, hệ thống cần có Email Account gửi đi đã cấu hình.

7. Phân quyền người dùng

ERP phân quyền theo vai trò (Role). Các vai trò chính cho bán hàng:

Cách gán: mở User, chọn người dùng, ở mục Roles tick các vai trò cần thiết rồi bấm Save. Muốn xem hoặc chỉnh quyền chi tiết theo từng chứng từ, dùng Role Permissions Manager.

Mẹo: nếu muốn nhân viên chỉ thấy khách của mình, dùng User Permission để giới hạn theo Territory hoặc theo Lead Owner.

8. Kiểm tra sau khi thiết lập

• Tạo thử một Lead, kiểm tra người phụ trách được giao tự động và thông báo được gửi.
• Chuyển Lead thành Opportunity rồi Quotation, kiểm tra mã chứng từ, bảng giá và hạn báo giá mặc định.
• Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên để kiểm tra quyền xem và sửa.
• Xóa dữ liệu thử trước khi đưa vào sử dụng.

Tài liệu liên quan

• Tổng quan Module CRM
• Tổng quan CRM Setup
• Lead (khách hàng tiềm năng)
• Opportunity (cơ hội bán hàng)