Blanket Order (đơn hàng khung)
Vị trí trong ERP: Bán hàng (Selling) › Items & Pricing › Blanket Order
Quyền tạo, sửa: System Manager
Áp dụng: ERPNext phiên bản 16
Blanket Order (đơn hàng khung) trong ERP ghi nhận thỏa thuận với khách về số lượng và giá cho cả một thời kỳ, sau đó khách đặt hàng nhiều lần theo nhu cầu. Không theo dõi đơn hàng khung, doanh nghiệp dễ bán vượt cam kết, áp sai giá đã thỏa thuận hoặc không biết khách còn bao nhiêu chưa đặt. Bài viết hướng dẫn cách tạo đơn hàng khung và theo dõi tiến độ thực hiện trong ERP.
1. Blanket Order là gì?
Blanket Order là thỏa thuận mua bán khung giữa doanh nghiệp và khách hàng (hoặc nhà cung cấp): thống nhất sản phẩm, tổng số lượng và đơn giá cho một khoảng thời gian, sau đó khách đặt hàng nhiều lần theo nhu cầu thực tế, mỗi lần một phần.
Nói đơn giản, Blanket Order trả lời câu hỏi: "Trong năm nay, khách đã cam kết mua bao nhiêu với giá nào, và đã đặt được bao nhiêu rồi?"
1.1. Hai loại
| Loại | Ý nghĩa | Chứng từ thực hiện |
|---|---|---|
| Selling | Thỏa thuận khung bán cho khách hàng | Sales Order (hoặc Quotation) dựa trên đơn hàng khung |
| Purchasing | Thỏa thuận khung mua từ nhà cung cấp | Purchase Order dựa trên đơn hàng khung |
1.2. Phân biệt với các chứng từ liên quan
| Chứng từ | Khác biệt với Blanket Order |
|---|---|
| Sales Order | Đơn hàng thực tế, giao một lần hoặc theo đợt cụ thể; Blanket Order là khung cho nhiều đơn hàng |
| Contract | Quản lý điều khoản, hiệu lực, nghĩa vụ; Blanket Order quản lý số lượng và giá cụ thể theo sản phẩm |
| Item Price theo khách hàng | Chỉ khóa giá; Blanket Order khóa cả giá và số lượng, theo dõi mức thực hiện |
2. Khi nào dùng Blanket Order?
- Khách hàng doanh nghiệp ký hợp đồng năm cho một danh sách sản phẩm với giá cố định.
- Dự án giao hàng nhiều đợt theo tiến độ.
- Đại lý cam kết sản lượng năm để hưởng giá tốt.
- Doanh nghiệp ký khung mua nguyên liệu với nhà cung cấp để ổn định giá.
3. Vai trò của Blanket Order
- Khóa giá đã thỏa thuận: các đơn hàng thực tế tự lấy đúng giá trong khung.
- Theo dõi mức thực hiện cam kết: biết khách đã đặt bao nhiêu, còn bao nhiêu.
- Lập kế hoạch: biết trước nhu cầu để chuẩn bị sản xuất, nhập hàng.
- Kiểm soát vượt khung: cảnh báo hoặc chặn khi đặt vượt số lượng thỏa thuận.
4. Các trường thông tin
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Blanket Order Type | Selling hoặc Purchasing. |
| Customer / Supplier | Khách hàng hoặc nhà cung cấp. |
| Order No, Order Date | Số và ngày thỏa thuận của đối tác. |
| From Date / To Date | Thời gian hiệu lực. |
| Company | Công ty. |
| Items | Bảng sản phẩm: mã sản phẩm, số lượng cam kết, đơn giá, số lượng đã đặt (hệ thống cập nhật), điều khoản riêng. |
| Terms and Conditions | Điều khoản chung. |
Mức cho phép đặt vượt khung (theo phần trăm) có thể được cấu hình trong Selling Settings hoặc Buying Settings, tùy phiên bản ERP.
5. Cách hoạt động
- Tạo Blanket Order với khách hàng, danh sách sản phẩm, số lượng, giá, thời hạn; xác nhận (Submit).
- Khi khách đặt từng đợt, tạo Sales Order từ Blanket Order (hoặc chọn Blanket Order trên từng dòng của đơn hàng); giá tự lấy theo khung.
- Hệ thống cập nhật số lượng đã đặt trên Blanket Order.
- Khi đặt vượt số lượng cam kết (vượt mức cho phép), hệ thống cảnh báo hoặc không cho phép.
- Hết thời hạn, đánh giá mức thực hiện và thương lượng khung cho kỳ tiếp theo.
6. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Hợp đồng năm với chuỗi nhà hàng
Tình huống: Một chuỗi nhà hàng cam kết mua 200 bàn inox và 100 bồn rửa trong năm với giá cố định, đặt hàng theo từng chi nhánh mở mới.
Thực hiện trên ERP:
- Blanket Order (Selling): 200 bàn, 100 bồn rửa, giá thỏa thuận, hiệu lực 12 tháng.
- Mỗi chi nhánh mở mới tạo một Sales Order từ Blanket Order.
Cách xử lý: Giá luôn đúng như hợp đồng; quản lý biết chuỗi đã đặt bao nhiêu, còn bao nhiêu để lên kế hoạch sản xuất.
Điểm mấu chốt: Đơn hàng khung giúp thực hiện hợp đồng năm chính xác và có kế hoạch.
Ví dụ 2: Khung mua nguyên liệu
Tình huống: Giá inox biến động; doanh nghiệp ký khung mua 20 tấn inox tấm trong 6 tháng với giá cố định.
Thực hiện trên ERP:
- Blanket Order (Purchasing) với nhà cung cấp; Purchase Order từng đợt dựa trên khung.
Cách xử lý: Giá nguyên liệu ổn định trong 6 tháng, giúp báo giá cho khách chính xác hơn.
Điểm mấu chốt: Đơn hàng khung mua giúp kiểm soát rủi ro biến động giá đầu vào.
Ví dụ 3: Dịch vụ website cho hệ thống đại lý
Tình huống: Một công ty có 10 đại lý cần làm website theo cùng mẫu trong năm, giá ưu đãi theo số lượng.
Thực hiện trên ERP:
- Blanket Order: 10 gói website đại lý, giá ưu đãi; mỗi đại lý triển khai là một Sales Order.
Cách xử lý: Theo dõi được đã triển khai bao nhiêu đại lý, còn bao nhiêu; giá mỗi lần đặt luôn đúng thỏa thuận.
Điểm mấu chốt: Đơn hàng khung không chỉ cho hàng hóa mà còn phù hợp với dịch vụ triển khai nhiều lần.
7. Kinh nghiệm và mẹo
7.1. Dùng cho cam kết có số lượng
Nếu chỉ cần khóa giá, Item Price theo khách hàng có thể đủ.
7.2. Tạo đơn hàng từ khung
Để hệ thống cập nhật số lượng đã đặt và áp đúng giá.
7.3. Theo dõi mức thực hiện định kỳ
Khách đặt chậm so với cam kết là tín hiệu cần chăm sóc.
7.4. Cấu hình mức cho phép vượt khung
Phù hợp với chính sách thực tế.
7.5. Kết hợp với Contract
Contract lưu điều khoản và chữ ký; Blanket Order quản lý số lượng và giá.
7.6. Chuẩn bị khung mới trước khi hết hạn
Tránh khoảng trống không có giá thỏa thuận.
8. Chỉ số theo dõi
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tỉ lệ thực hiện | Số lượng đã đặt / số lượng cam kết, theo sản phẩm và theo khách. |
| Giá trị còn lại | Phần cam kết chưa đặt, dùng cho dự báo doanh thu. |
| Tốc độ đặt hàng | So với tiến độ thời gian của khung. |
9. Những sai lầm thường gặp
- Tạo đơn hàng không liên kết với khung, số lượng đã đặt không được cập nhật, giá có thể sai.
- Không theo dõi mức thực hiện, đến cuối kỳ mới biết khách không mua đủ cam kết.
- Để khung hết hạn mà chưa có khung mới.
Kết luận
Blanket Order giúp doanh nghiệp quản lý thỏa thuận dài hạn về số lượng và giá, với nhiều lần đặt hàng thực tế. Khóa đúng giá, theo dõi mức thực hiện và chuẩn bị khung mới kịp thời giúp phục vụ khách hàng doanh nghiệp chuyên nghiệp và lập kế hoạch kinh doanh chủ động.