Item Price (giá sản phẩm)
Vị trí trong ERP: Bán hàng (Selling) › Items & Pricing › Item Price
Quyền tạo, sửa: Sales Master Manager, Purchase Master Manager
Áp dụng: ERPNext phiên bản 16
Item Price (giá sản phẩm) trong ERP là giá niêm yết cụ thể của từng sản phẩm trong từng bảng giá, có thể kèm đơn vị tính, thời gian hiệu lực hay khách hàng riêng. Đây là con số đầu tiên xuất hiện trên báo giá và đơn hàng, nên sai một dòng giá là sai hàng loạt chứng từ. Bài viết hướng dẫn cách nhập, cập nhật và kiểm soát giá sản phẩm trong ERP.
1. Item Price là gì?
Item Price là bản ghi giá của một sản phẩm trong một bảng giá: sản phẩm nào, bảng giá nào, đơn vị nào, giá bao nhiêu, hiệu lực từ khi nào đến khi nào.
Nói đơn giản, Item Price trả lời câu hỏi: "Sản phẩm này, trong bảng giá này, giá bao nhiêu?"
Price List là chiếc hộp, Item Price là từng món giá trong hộp. Bảng giá "Giá đại lý" có thể chứa hàng trăm Item Price, mỗi dòng là giá của một sản phẩm.
2. Vai trò của Item Price
- Tự điền giá trên chứng từ: chọn sản phẩm là có giá, nhân viên không phải nhớ hay tra cứu.
- Giá theo thời gian: chuẩn bị giá mới trước, tự áp dụng đúng ngày.
- Giá riêng cho khách đặc biệt: một khách hàng có thể có giá riêng cho một số sản phẩm.
- Giá theo đơn vị: giá theo cái, theo thùng, theo bộ.
- Giá mua: giá của nhà cung cấp, tự điền khi đặt hàng.
3. Các trường thông tin
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Item Code | Sản phẩm. |
| Price List | Bảng giá chứa giá này. |
| UOM | Đơn vị tính áp dụng giá. |
| Packing Unit | Quy cách đóng gói, nếu bán theo bội số. |
| Rate (Price List Rate) | Giá. |
| Currency | Tiền tệ, theo bảng giá. |
| Customer / Supplier | Giá riêng cho một khách hàng hoặc nhà cung cấp cụ thể. |
| Valid From / Valid Upto | Thời gian hiệu lực. |
| Batch No | Giá riêng cho một lô hàng (nếu cần). |
| Lead Time in days | Thời gian giao hàng tương ứng (thường cho giá mua). |
| Note | Ghi chú. |
Tùy phiên bản ERP, một số trường có thể khác đôi chút.
4. Cách hệ thống chọn Item Price
Khi trên một bảng giá có nhiều dòng giá cho cùng sản phẩm, hệ thống ưu tiên dòng khớp nhất với chứng từ:
- Dòng có khách hàng (hoặc nhà cung cấp) trùng với chứng từ được ưu tiên hơn dòng chung.
- Dòng có đơn vị tính trùng với đơn vị trên chứng từ.
- Dòng còn hiệu lực tại ngày của chứng từ.
Nếu không tìm thấy giá, ô giá trên chứng từ để trống hoặc bằng 0, nhân viên phải nhập tay. Đây là dấu hiệu bảng giá đang thiếu sản phẩm.
5. Tạo và cập nhật giá
| Cách | Mô tả |
|---|---|
| Từ Item | Khi nhập Standard Selling Rate lúc tạo sản phẩm, hệ thống tạo Item Price trong bảng giá bán mặc định. |
| Tạo trực tiếp | Thêm từng dòng Item Price. |
| Nhập hàng loạt (Data Import) | Chuẩn bị bảng tính với sản phẩm, bảng giá, giá, ngày hiệu lực; nhập một lần cho hàng trăm sản phẩm. |
| Từ chứng từ | Tùy cấu hình trong Stock Settings, hệ thống có thể tự thêm giá khi chưa có, hoặc cập nhật giá theo chứng từ mới nhất. |
Lưu ý về tự cập nhật giá từ chứng từ: tiện lợi nhưng có rủi ro, ví dụ một đơn hàng giảm giá đặc biệt làm thay đổi giá niêm yết. Nên cân nhắc kỹ trước khi bật, và phân quyền rõ ai được thay đổi giá.
6. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Giá theo đơn vị
Tình huống: Phụ kiện inox bán lẻ theo cái, bán sỉ theo hộp 50 cái.
Thực hiện trên ERP:
- Hai Item Price: theo cái và theo hộp, cùng bảng giá.
Cách xử lý: Chọn đơn vị hộp trên đơn hàng, hệ thống tự lấy giá hộp.
Điểm mấu chốt: Giá theo đơn vị giúp bán lẻ và bán sỉ trên cùng một sản phẩm.
Ví dụ 2: Giá riêng cho khách chiến lược
Tình huống: Một chuỗi nhà hàng được giá đặc biệt cho 5 sản phẩm theo hợp đồng năm.
Thực hiện trên ERP:
- Item Price có Customer = chuỗi nhà hàng, Valid From – Valid Upto theo hợp đồng.
Cách xử lý: Đơn hàng của khách này tự lấy giá riêng; hết hạn hợp đồng, giá trở về bảng giá chung.
Điểm mấu chốt: Giá theo khách có thời hạn giúp thực hiện cam kết hợp đồng chính xác.
Ví dụ 3: Cập nhật giá hàng loạt
Tình huống: Đơn vị thiết kế website điều chỉnh giá các gói dịch vụ từ quý mới.
Thực hiện trên ERP:
- Xuất danh sách Item Price, chỉnh giá trên bảng tính, nhập lại với Valid From là ngày đầu quý.
Cách xử lý: Toàn bộ giá mới có hiệu lực đúng ngày, giá cũ vẫn được lưu để tra cứu.
Điểm mấu chốt: Nhập hàng loạt kèm ngày hiệu lực là cách cập nhật giá an toàn và nhanh.
7. Kinh nghiệm và mẹo
7.1. Mọi sản phẩm bán được đều phải có giá
Rà soát định kỳ sản phẩm thiếu giá trong các bảng giá chính.
7.2. Thêm giá mới thay vì sửa đè
Giữ lịch sử giá, dễ đối chiếu.
7.3. Dùng ngày hiệu lực
Chuẩn bị trước, áp dụng đúng ngày.
7.4. Giá riêng theo khách có thời hạn
Tránh giá đặc biệt tồn tại mãi sau khi hợp đồng kết thúc.
7.5. Cẩn trọng với tự cập nhật giá từ chứng từ
Có thể làm thay đổi giá niêm yết ngoài ý muốn.
8. Kiểm tra chất lượng dữ liệu
| Kiểm tra | Ý nghĩa |
|---|---|
| Sản phẩm bán được nhưng không có giá | Nhân viên phải nhập tay. |
| Nhiều dòng giá trùng khớp cùng lúc | Dễ gây nhầm lẫn khi chọn giá. |
| Giá riêng theo khách đã hết hạn hợp đồng | Cần kết thúc hiệu lực. |
| Giá trên chứng từ khác giá niêm yết | Phát hiện nhập tay, chiết khấu ngoài chính sách. |
9. Những sai lầm thường gặp
- Bảng giá thiếu sản phẩm, giá nhập tay không thống nhất.
- Sửa đè giá, mất lịch sử.
- Giá riêng không có thời hạn.
- Nhiều dòng giá chồng chéo cho cùng sản phẩm, cùng điều kiện.
Kết luận
Item Price là giá cụ thể mà mọi báo giá, đơn hàng, hóa đơn dựa vào. Giá đầy đủ, có ngày hiệu lực, có lịch sử, và được cập nhật có kiểm soát giúp doanh nghiệp báo giá nhanh, chính xác, nhất quán trên mọi kênh.