So sánh 4 loại email doanh nghiệp: chọn loại nào cho công ty bạn?
So sánh email trên máy chủ dùng chung, Google Workspace, Private Email và Email Server riêng để chọn đúng loại cho doanh nghiệp.
Email theo tên miền riêng (ví dụ [email protected]) giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn, dễ quản lý tài khoản nhân viên và ít bị lọc vào thư rác hơn email miễn phí. Nhưng có nhiều loại dịch vụ email với mức giá và cách vận hành rất khác nhau. Bài viết này so sánh 4 lựa chọn phổ biến để bạn chọn đúng loại.
4 loại email doanh nghiệp
1. Email trên máy chủ dùng chung
Nhiều doanh nghiệp dùng chung một hạ tầng email, mỗi doanh nghiệp có tên miền và tài khoản riêng. Ưu điểm là rẻ, dễ bắt đầu. Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, số tài khoản ít.
Ví dụ: Email doanh nghiệp từ 24.000đ/tháng, dung lượng 3GB–1TB, có SSL, xác thực 2 lớp, SPF/DKIM/DMARC, chống spam và sao lưu.
2. Google Workspace
Gmail theo tên miền, đi kèm Drive, Meet, Tài liệu, Trang tính và trợ lý AI. Tính phí theo từng người dùng. Phù hợp doanh nghiệp làm việc nhiều trên công cụ của Google và cần cộng tác tài liệu.
Xem Google Workspace, từ 83.000đ/người dùng/tháng.
3. Máy chủ email riêng (Private Email)
Một máy chủ email dành riêng cho doanh nghiệp, tài nguyên không chia sẻ với ai. Phù hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản, gửi nhận nhiều thư hoặc yêu cầu cao về hiệu năng.
Xem Private Email, từ 999.000đ/tháng.
4. Email Server riêng tự quản trị
Máy chủ email chạy trên máy chủ Linux với IP riêng, doanh nghiệp có toàn quyền quản trị. Phù hợp doanh nghiệp có đội IT, cần kiểm soát hoàn toàn dữ liệu và cấu hình.
Xem Email Server Riêng, từ 343.000đ/tháng.
Bảng so sánh nhanh
| Tiêu chí | Máy chủ dùng chung | Google Workspace | Private Email | Email Server riêng |
|---|---|---|---|---|
| Tính phí | Theo gói dung lượng | Theo người dùng | Theo máy chủ | Theo máy chủ |
| Số tài khoản | Theo gói | Trả thêm mỗi người | Không giới hạn | Không giới hạn |
| Công cụ cộng tác | Cơ bản | Đầy đủ (Drive, Meet, Docs) | Cơ bản | Cơ bản |
| Cần đội IT | Không | Không | Không | Có |
| Phù hợp | Doanh nghiệp nhỏ | Nhóm làm việc cộng tác | Nhiều tài khoản, nhiều thư | Cần toàn quyền dữ liệu |
Chọn loại nào?
- Dưới 10 nhân viên, chủ yếu gửi nhận thư: bắt đầu với email trên máy chủ dùng chung để tiết kiệm.
- Làm việc nhóm nhiều trên tài liệu, họp trực tuyến: Google Workspace thường tiện nhất.
- Hàng chục đến hàng trăm tài khoản: tính phí theo người dùng sẽ tốn kém, nên cân nhắc Private Email hoặc Email Server riêng.
- Có quy định nội bộ về lưu trữ dữ liệu, có người quản trị IT: Email Server riêng.
3 điều cần làm với bất kỳ loại email nào
- Cấu hình SPF, DKIM, DMARC cho tên miền. Thiếu các bản ghi này, thư dễ bị đánh dấu là thư rác hoặc bị giả mạo.
- Bật xác thực 2 lớp cho tài khoản quan trọng (giám đốc, kế toán).
- Có kế hoạch sao lưu và quy trình khóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc.
Kết luận
Không có loại email "tốt nhất", chỉ có loại phù hợp với số người dùng, cách làm việc và năng lực IT của doanh nghiệp. Nếu chưa chắc, hãy bắt đầu với gói nhỏ và nâng cấp khi cần.
Cần tư vấn chọn gói và chuyển email cũ sang? Liên hệ Chuyển Động Số.