Price List (bảng giá)
Vị trí trong ERP: Bán hàng (Selling) › Items & Pricing › Price List
Quyền tạo, sửa: Sales Master Manager, Purchase Master Manager
Áp dụng: ERPNext phiên bản 16
Price List (bảng giá) trong ERP cho phép một sản phẩm có nhiều mức giá cho nhiều đối tượng: giá lẻ, giá đại lý, giá dự án hay giá bằng ngoại tệ. Thay vì nhân viên tự nhớ khách nào giá nào, hệ thống tự chọn đúng bảng giá theo khách hàng hoặc nhóm khách. Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và quản lý nhiều bảng giá trong ERP một cách có hệ thống.
1. Price List là gì?
Price List là một bảng giá có tên, ví dụ "Giá bán lẻ", "Giá đại lý", "Giá dự án", "Giá mua nhà cung cấp A". Bảng giá là "chiếc hộp" chứa giá của các sản phẩm; giá của từng sản phẩm trong bảng được lưu ở Item Price.
Nói đơn giản, Price List trả lời câu hỏi: "Với đối tượng này, chúng ta dùng bộ giá nào?"
1.1. Price List và Item Price
| Tiêu chí | Price List | Item Price |
|---|---|---|
| Là gì | Tên bảng giá, tiền tệ, dùng cho mua hay bán | Giá cụ thể của một sản phẩm trong một bảng giá |
| Ví dụ | "Giá đại lý" – VND – Bán | Bồn 1000L trong bảng Giá đại lý: 4.200.000 |
| Số lượng | Vài bảng | Rất nhiều dòng (sản phẩm × bảng giá) |
1.2. Bảng giá mặc định
ERP thường có sẵn Standard Selling (giá bán chuẩn) và Standard Buying (giá mua chuẩn). Doanh nghiệp có thể đổi tên, thêm bảng giá mới.
2. Vai trò của Price List
Nhiều mức giá cho nhiều đối tượng
Khách lẻ, đại lý, khách dự án, khách xuất khẩu có thể có bảng giá riêng.
Tự động chọn đúng giá
Bảng giá gắn với khách hàng hoặc nhóm khách; chứng từ tự lấy giá từ bảng phù hợp.
Nhiều tiền tệ
Bảng giá bằng USD cho khách nước ngoài, bằng VND cho khách trong nước.
Quản lý giá mua
Bảng giá mua theo nhà cung cấp giúp so sánh và tự điền giá khi đặt hàng.
3. Các trường thông tin
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Price List Name | Tên bảng giá. |
| Currency | Tiền tệ của bảng giá. |
| Enabled | Bảng giá còn được sử dụng. |
| Buying / Selling | Dùng cho mua, bán hoặc cả hai. |
| Price Not UOM Dependent | Giá không phụ thuộc đơn vị tính (giá áp dụng theo đơn vị chuẩn rồi quy đổi). |
| Applicable for Countries | Giới hạn bảng giá cho một số quốc gia (thường dùng với website). |
4. Bảng giá được chọn thế nào trên chứng từ?
Khi tạo báo giá, đơn hàng, hóa đơn, hệ thống chọn bảng giá theo thứ tự ưu tiên (tùy cấu hình):
- Bảng giá mặc định trên hồ sơ khách hàng (Customer).
- Bảng giá mặc định của nhóm khách hàng (Customer Group).
- Bảng giá mặc định trong Selling Settings.
Sau khi có bảng giá, hệ thống lấy Item Price của sản phẩm trong bảng đó; tiếp theo mới áp dụng Pricing Rule (chiết khấu, khuyến mãi) nếu có. Người dùng có quyền vẫn có thể đổi bảng giá trên từng chứng từ.
Thứ tự hình thành giá bán: Bảng giá (Price List) → Giá sản phẩm trong bảng (Item Price) → Quy tắc giá, khuyến mãi (Pricing Rule, Promotional Scheme, Coupon Code) → Giá cuối trên chứng từ.
5. Thiết kế hệ thống bảng giá
- Mỗi bảng giá ứng với một chính sách thực sự khác biệt. Không cần bảng giá riêng nếu chỉ khác một mức chiết khấu cố định; dùng Pricing Rule.
- Ít bảng giá, dễ cập nhật: mỗi bảng thêm là thêm việc cập nhật khi giá thay đổi.
- Đặt tên rõ ràng: đối tượng và tiền tệ.
| Doanh nghiệp | Bảng giá gợi ý |
|---|---|
| Thiết bị inox | Giá bán lẻ; Giá đại lý; Giá dự án; Giá mua (theo nhà cung cấp chính) |
| Thiết kế website | Giá dịch vụ niêm yết; Giá đại lý giới thiệu |
| Xuất khẩu | Giá bán lẻ (VND); Export Price (USD) |
6. Quản lý thay đổi giá
- Chuẩn bị bảng giá mới (thường trên bảng tính), được duyệt.
- Cập nhật Item Price, dùng Valid From để giá mới có hiệu lực đúng ngày.
- Thông báo cho đội bán hàng, đại lý; cập nhật website.
- Báo giá đã gửi trước đó giữ giá cũ theo thời hạn hiệu lực của báo giá.
7. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Giá lẻ và giá đại lý
Tình huống: Doanh nghiệp thiết bị inox bán cho khách lẻ và đại lý với hai mức giá khác nhau.
Thực hiện trên ERP:
- Price List: Giá bán lẻ, Giá đại lý (VND, Selling).
- Customer Group Đại lý: Default Price List = Giá đại lý.
Cách xử lý: Đơn hàng của đại lý tự lấy giá đại lý; khách lẻ tự lấy giá lẻ.
Điểm mấu chốt: Gắn bảng giá với nhóm khách giúp áp dụng đúng giá mà không cần nhớ.
Ví dụ 2: Khách nước ngoài
Tình huống: Một khách sạn ở nước ngoài đặt thiết bị bếp.
Thực hiện trên ERP:
- Price List: Export Price (USD); gán cho khách hàng.
Cách xử lý: Báo giá, hóa đơn ra bằng USD theo bảng giá riêng.
Điểm mấu chốt: Bảng giá theo tiền tệ giúp bán quốc tế mà không phải quy đổi thủ công.
Ví dụ 3: Điều chỉnh giá đầu năm
Tình huống: Giá nguyên liệu tăng, doanh nghiệp tăng giá từ 1/1.
Thực hiện trên ERP:
- Thêm Item Price mới với Valid From = 1/1 trong các bảng giá.
Cách xử lý: Đến ngày 1/1, chứng từ mới tự lấy giá mới; báo giá cũ còn hiệu lực vẫn giữ giá cũ.
Điểm mấu chốt: Dùng ngày hiệu lực giúp chuyển giá đúng thời điểm, không phải sửa gấp vào ngày cuối năm.
8. Kinh nghiệm và mẹo
8.1. Ít bảng giá, nhiều quy tắc
Chênh lệch nhỏ, có điều kiện thì dùng Pricing Rule thay vì thêm bảng giá.
8.2. Gắn bảng giá cho nhóm khách
Giảm thiết lập trên từng khách.
8.3. Dùng ngày hiệu lực
Chuẩn bị giá mới trước, tự áp dụng đúng ngày.
8.4. Tắt bảng giá không dùng
Bỏ Enabled để tránh chọn nhầm.
8.5. Phân quyền sửa giá
Chỉ người có trách nhiệm mới được thay đổi bảng giá.
9. Những sai lầm thường gặp
- Tạo bảng giá cho từng khách. Quá nhiều bảng, khó cập nhật.
- Không gắn bảng giá cho nhóm khách. Nhân viên tự chọn, dễ chọn sai.
- Sửa đè giá cũ thay vì thêm giá mới có ngày hiệu lực. Mất lịch sử giá.
- Bảng giá thiếu sản phẩm. Nhân viên phải nhập giá tay.
Kết luận
Price List là khung tổ chức giá của doanh nghiệp: mỗi đối tượng, mỗi tiền tệ một bảng giá rõ ràng, được gắn với khách hàng và nhóm khách để chứng từ tự chọn đúng. Kết hợp với Item Price và Pricing Rule, doanh nghiệp có hệ thống giá nhất quán, dễ cập nhật và ít sai sót.