Sales Person trong ERP: ghi nhận đóng góp, đặt chỉ tiêu và tính hoa hồng cho đội bán hàng

Sales Person (nhân viên bán hàng) trong ERP là gì và dùng thế nào? Hướng dẫn thiết lập đội bán hàng, ghi nhận tỉ lệ đóng góp trên chứng từ, đặt chỉ tiêu và tính hoa hồng chính xác.

 · 7 phút đọc

Sales Person (nhân viên bán hàng) trong ERP là danh mục đội bán hàng, dùng để ghi nhận ai đóng góp vào đơn hàng nào, đặt chỉ tiêu và tính hoa hồng. Ghi nhận đóng góp không rõ ràng là nguyên nhân phổ biến của tranh cãi hoa hồng và báo cáo hiệu suất sai lệch. Bài viết hướng dẫn cách thiết lập đội bán hàng, ghi nhận tỉ lệ đóng góp trên chứng từ và theo dõi chỉ tiêu trong ERP.

1. Sales Person là gì?

Sales Person là hồ sơ đại diện cho một người hoặc một nhóm bán hàng trong cơ cấu bán hàng của doanh nghiệp. Sales Person được gắn vào khách hàng và chứng từ bán hàng để ghi nhận ai đóng góp vào doanh số, phục vụ đặt chỉ tiêu, tính hoa hồng và báo cáo.

Nói đơn giản, Sales Person trả lời câu hỏi: "Doanh số này do ai bán, mỗi người đóng góp bao nhiêu phần trăm, và đã đạt chỉ tiêu chưa?"

1.1. Cấu trúc dạng cây

Sales Team → Kinh doanh Miền Bắc → Nhân viên A, Nhân viên B ; Kinh doanh Miền Nam → Nhân viên C, Nhân viên D ; Kinh doanh dự án → Nhân viên E

Cây Sales Person phản ánh cơ cấu đội bán hàng. Số liệu của nhóm là tổng số liệu của các thành viên, giúp xem kết quả theo từng người và từng nhóm.

1.2. Phân biệt với các khái niệm liên quan

Khái niệm Ý nghĩa Khác biệt với Sales Person
User Tài khoản đăng nhập hệ thống Là quyền truy cập; Sales Person là vai trò bán hàng
Employee Hồ sơ nhân sự Sales Person có thể liên kết với Employee
Lead Owner / Opportunity Owner Người dùng phụ trách chăm sóc Lead, cơ hội Dùng cho phân công công việc; Sales Person dùng để ghi nhận doanh số
Sales Partner Đối tác, đại lý bên ngoài bán hàng hưởng hoa hồng Sales Person là người trong doanh nghiệp

Lưu ý: người phụ trách Lead (Lead Owner) là tài khoản người dùng, còn Sales Person là hồ sơ bán hàng gắn trên khách hàng và chứng từ. Một nhân viên thường có cả hai; nên liên kết Sales Person với Employee để thống nhất.

2. Vai trò của Sales Person

Ghi nhận đóng góp doanh số

Mỗi đơn hàng, hóa đơn có thể ghi một hoặc nhiều nhân viên bán hàng với tỉ lệ đóng góp. Doanh số được phân bổ đúng cho từng người.

Đặt và theo dõi chỉ tiêu

Mỗi nhân viên, mỗi nhóm có chỉ tiêu theo nhóm sản phẩm và năm tài chính, so sánh với kết quả thực tế.

Tính hoa hồng, thưởng

Tỉ lệ hoa hồng trên Sales Person kết hợp với tỉ lệ đóng góp trên chứng từ cho phép tính hoa hồng tự động.

Phân công và báo cáo

Sales Person được dùng làm người quản lý khu vực, người phụ trách bảo trì, và là chiều phân tích trong nhiều báo cáo.

3. Các trường thông tin

Trường Ý nghĩa
Sales Person Name Tên nhân viên hoặc tên nhóm.
Parent Sales Person Nhóm cha trong cây.
Is Group Đánh dấu là nhóm, có thể chứa thành viên.
Employee Liên kết với hồ sơ nhân viên.
Department Phòng ban.
Enabled Còn hoạt động hay không; nhân viên nghỉ việc nên bỏ đánh dấu thay vì xóa.
Commission Rate Tỉ lệ hoa hồng của nhân viên.
Targets Bảng chỉ tiêu: nhóm sản phẩm, năm tài chính, chỉ tiêu số lượng, chỉ tiêu giá trị, phân bổ theo tháng.

4. Ghi nhận đóng góp trên chứng từ (Sales Team)

Trên Customer, Sales Order, Delivery Note, Sales Invoice có bảng Sales Team, liệt kê các nhân viên tham gia và tỉ lệ đóng góp:

Trường Ý nghĩa
Sales Person Nhân viên tham gia.
Contribution (%) Tỉ lệ đóng góp; tổng các dòng thường bằng 100%.
Contribution to Net Total Giá trị doanh số được tính cho nhân viên.
Commission Rate / Incentives Tỉ lệ hoa hồng và số tiền hoa hồng, thưởng.

Khi khách hàng có sẵn Sales Team, các chứng từ của khách sẽ tự lấy Sales Team đó; có thể điều chỉnh trên từng chứng từ nếu thương vụ có người khác tham gia.

4.1. Ví dụ chia đóng góp

Tình huống Cách chia gợi ý
Một nhân viên bán trọn thương vụ Nhân viên A: 100%
Nhân viên tìm khách và kỹ sư tư vấn giải pháp cùng chốt Nhân viên A: 70%; Kỹ sư B: 30%
Thương vụ lớn có quản lý tham gia đàm phán Nhân viên A: 80%; Quản lý: 20%

Quy tắc chia nên được thống nhất trước và công khai trong đội để tránh tranh chấp.

5. Sales Person được dùng ở đâu?

Nơi sử dụng Tác dụng
Customer, Sales Order, Delivery Note, Sales Invoice Ghi nhận đóng góp doanh số, hoa hồng
Territory Người quản lý khu vực
Maintenance Schedule, Maintenance Visit Người phụ trách bảo trì
SMS Center Gửi tin nhắn cho toàn bộ nhân viên bán hàng
Báo cáo Sales Person-wise Transaction Summary, Sales Person Target Variance, Sales Person Commission Summary, Sales Analytics

Tùy phiên bản ERP, tên các báo cáo có thể khác đôi chút.

6. Quy trình thiết lập và vận hành

  1. Xây dựng cây Sales Person theo cơ cấu đội bán hàng; liên kết từng người với Employee.
  2. Thống nhất quy tắc chia đóng góp và tỉ lệ hoa hồng.
  3. Gắn Sales Team cho khách hàng hiện có.
  4. Đặt chỉ tiêu đầu năm cho từng người và nhóm, phân bổ theo tháng.
  5. Hằng tháng xem báo cáo chỉ tiêu và hoa hồng; đối chiếu với kế toán trước khi chi trả.
  6. Khi nhân viên nghỉ việc: bỏ Enabled, chuyển khách hàng cho người khác.

7. Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Hoa hồng tự động

Tình huống: Doanh nghiệp thiết bị inox tính hoa hồng thủ công trên Excel hằng tháng, thường sai sót và tranh cãi.

Thực hiện trên ERP:

  • Mỗi Sales Person có Commission Rate; hóa đơn có Sales Team với tỉ lệ đóng góp.

Cách xử lý: Cuối tháng, báo cáo hoa hồng theo nhân viên được lấy trực tiếp từ hóa đơn, kế toán chỉ cần kiểm tra và chi trả.

Điểm mấu chốt: Ghi nhận đóng góp ngay trên chứng từ giúp hoa hồng minh bạch, ít tranh cãi.

Ví dụ 2: Theo dõi chỉ tiêu theo nhóm sản phẩm

Tình huống: Ban giám đốc muốn đẩy mạnh dòng thiết bị bếp công nghiệp.

Thực hiện trên ERP:

  • Targets của từng nhân viên: chỉ tiêu riêng cho nhóm sản phẩm thiết bị bếp, phân bổ tăng dần vào mùa cao điểm.

Cách xử lý: Báo cáo chênh lệch chỉ tiêu cho thấy ai đang đạt, ai đang thiếu; quản lý hỗ trợ kịp thời trong tháng.

Điểm mấu chốt: Chỉ tiêu theo nhóm sản phẩm giúp đội bán hàng tập trung đúng ưu tiên của doanh nghiệp.

Ví dụ 3: Kỹ sư tư vấn cùng bán dự án website

Tình huống: Đơn vị thiết kế website có nhân viên kinh doanh tìm khách và kỹ sư tư vấn giải pháp kỹ thuật.

Thực hiện trên ERP:

  • Sales Team trên đơn hàng: kinh doanh 70%, kỹ sư 30%.

Cách xử lý: Cả hai được ghi nhận đóng góp và hoa hồng tương ứng, khuyến khích phối hợp giữa kinh doanh và kỹ thuật.

Điểm mấu chốt: Ghi nhận đóng góp nhiều người giúp xây dựng văn hóa phối hợp thay vì tranh giành khách.

8. Kinh nghiệm và mẹo

8.1. Cây Sales Person theo cơ cấu thực tế

Phản ánh đúng ai quản lý ai để báo cáo nhóm có ý nghĩa.

8.2. Liên kết với Employee

Thống nhất thông tin nhân sự và bán hàng.

8.3. Thống nhất quy tắc chia đóng góp

Công khai trước, tránh tranh chấp sau.

8.4. Chỉ tiêu theo nhóm sản phẩm và mùa vụ

Chỉ tiêu cụ thể và phân bổ hợp lý giúp theo dõi sát hơn.

8.5. Không xóa nhân viên đã nghỉ

Bỏ Enabled để giữ lịch sử doanh số và hoa hồng.

8.6. Chuyển khách khi nhân viên nghỉ

Cập nhật Sales Team trên khách hàng để chứng từ mới ghi đúng người.

9. Các chỉ số cần theo dõi

Chỉ số Ý nghĩa
Doanh số theo nhân viên, theo nhóm Đóng góp của từng người, từng nhóm.
Tỉ lệ hoàn thành chỉ tiêu Thực tế / chỉ tiêu, theo tháng, quý, năm.
Hoa hồng theo nhân viên Đối chiếu trước khi chi trả.
Chứng từ thiếu Sales Team Doanh số không được ghi nhận cho ai.

10. Những sai lầm thường gặp

  • Không ghi Sales Team trên chứng từ. Không biết doanh số của ai, phải tính tay.
  • Tổng tỉ lệ đóng góp khác 100%. Doanh số và hoa hồng bị tính sai.
  • Nhầm Sales Person với người dùng hệ thống. Báo cáo theo người phụ trách Lead và theo Sales Person không khớp nhau.
  • Xóa nhân viên đã nghỉ. Mất lịch sử doanh số.
  • Chỉ tiêu chia đều cả năm. Không phản ánh mùa vụ, đánh giá sai.

Kết luận

Sales Person giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng công sức của từng người bán hàng: ai bán, đóng góp bao nhiêu, đạt chỉ tiêu chưa, nhận hoa hồng bao nhiêu. Khi cây đội bán hàng phản ánh đúng thực tế và Sales Team được ghi đầy đủ trên chứng từ, việc đặt chỉ tiêu, tính hoa hồng và đánh giá đội bán hàng trở nên minh bạch và tự động.

Đọc thêm:

Published on
TM
Team Marketing