Prospect trong ERP: gom mọi đầu mối của cùng một công ty để bán hàng doanh nghiệp hiệu quả
Prospect (tổ chức tiềm năng) trong ERP là gì và dùng thế nào? Hướng dẫn gom các Lead, người liên hệ và cơ hội của cùng một công ty để nhìn toàn cảnh và bán hàng doanh nghiệp hiệu quả.
Prospect (tổ chức tiềm năng) trong ERP gom tất cả đầu mối và cơ hội bán hàng của cùng một công ty chưa trở thành khách hàng vào một hồ sơ duy nhất. Khi bán cho doanh nghiệp, người hỏi giá, người đánh giá kỹ thuật và người ký duyệt thường là những người khác nhau, nên theo dõi từng Lead rời rạc rất dễ bỏ sót. Bài viết hướng dẫn cách dùng Prospect để nhìn toàn cảnh một tổ chức và bán hàng doanh nghiệp hiệu quả hơn.
1. Prospect là gì?
Prospect là hồ sơ của một tổ chức tiềm năng, tức một công ty chưa trở thành khách hàng, nhưng đã có một hoặc nhiều người liên hệ với doanh nghiệp. Prospect gom tất cả các Lead, cơ hội bán hàng và người liên hệ của cùng một công ty về một nơi.
Nói đơn giản, Prospect trả lời câu hỏi: "Với công ty này, chúng ta đang tiếp xúc với những ai, có những thương vụ nào, và tổng giá trị tiềm năng là bao nhiêu?"
1.1. Vì sao cần Prospect?
Khi bán hàng cho doanh nghiệp, cùng một công ty có thể có nhiều người liên hệ ở các thời điểm khác nhau: trưởng phòng mua hàng hỏi giá, kỹ sư hỏi thông số, giám đốc gặp ở hội chợ. Nếu chỉ dùng Lead, mỗi người là một hồ sơ riêng, doanh nghiệp không thấy được bức tranh toàn công ty, và có thể nhiều nhân viên cùng chăm sóc một công ty mà không biết.
1.2. Phân biệt Lead, Prospect và Customer
| Tiêu chí | Lead | Prospect | Customer |
|---|---|---|---|
| Đối tượng | Một người hoặc tổ chức quan tâm | Một tổ chức tiềm năng | Khách hàng đã mua |
| Phạm vi | Một đầu mối | Nhiều Lead, nhiều cơ hội của cùng công ty | Toàn bộ giao dịch |
| Phù hợp với | Mọi mô hình | Bán hàng doanh nghiệp, dự án | Mọi mô hình |
| Ví dụ | Anh Hùng hỏi giá | Công ty ABC (anh Hùng, chị Lan, ông Long) | Công ty ABC sau khi ký đơn |
Luồng điển hình: Lead (từng người) → Prospect (gom theo công ty) → Opportunity (từng thương vụ) → Customer (khi chốt).
2. Vai trò của Prospect
Nhìn toàn cảnh một công ty
Một màn hình thấy tất cả người đã tiếp xúc, tất cả thương vụ đang theo đuổi, tổng giá trị và giai đoạn của từng thương vụ.
Tránh chồng chéo trong đội bán hàng
Có người phụ trách chung cho Prospect, tránh việc nhiều nhân viên cùng liên hệ một công ty với các thông điệp khác nhau.
Xây dựng bản đồ người quyết định
Gom các Lead và người liên hệ theo công ty giúp biết ai là người sử dụng, ai là người đề xuất, ai là người quyết định.
Chuyển thành khách hàng thuận tiện
Khi chốt được thương vụ, thông tin tổ chức từ Prospect được dùng để tạo Customer.
3. Các trường thông tin
3.1. Thông tin tổ chức
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Company Name | Tên tổ chức tiềm năng. |
| Customer Group | Nhóm khách hàng dự kiến. |
| Territory | Khu vực. |
| Industry, Market Segment | Ngành nghề, phân khúc thị trường. |
| No of Employees, Annual Revenue | Quy mô nhân sự, doanh thu ước tính. |
| Website, Fax | Website, số fax. |
| Prospect Owner | Người phụ trách chung tổ chức tiềm năng. |
| Company | Công ty của doanh nghiệp phụ trách Prospect. |
3.2. Bảng Lead
Danh sách các Lead thuộc tổ chức: tên, email, điện thoại, người phụ trách, trạng thái của từng Lead.
3.3. Bảng cơ hội (Opportunities)
Danh sách các Opportunity của tổ chức: giá trị, giai đoạn bán hàng, xác suất, ngày dự kiến chốt, người phụ trách, người liên hệ.
3.4. Ghi chú, địa chỉ và người liên hệ
Ghi chú về tổ chức; danh sách địa chỉ và người liên hệ được liên kết với Prospect.
Tùy phiên bản ERP, cách hiển thị và tên trường có thể khác đôi chút. Prospect có trong các phiên bản ERP gần đây.
4. Prospect hoạt động thế nào
- Tạo Prospect: từ một Lead có tên tổ chức (thao tác tạo Prospect hoặc thêm vào Prospect), hoặc tạo trực tiếp.
- Gom Lead: các Lead khác của cùng công ty được thêm vào Prospect.
- Tạo cơ hội: từ Prospect tạo Opportunity cho từng thương vụ (Opportunity From = Prospect).
- Theo dõi: bảng cơ hội trên Prospect cho thấy tổng quan giá trị và giai đoạn.
- Chuyển thành khách hàng: khi chốt, tạo Customer từ Prospect hoặc từ thương vụ, sử dụng thông tin tổ chức đã có.
5. Khi nào nên dùng Prospect?
| Tình huống | Có nên dùng Prospect? |
|---|---|
| Bán cho cá nhân, hộ gia đình | Thường không cần; Lead và Customer là đủ |
| Bán cho doanh nghiệp nhỏ, một người quyết định | Không bắt buộc |
| Bán cho doanh nghiệp vừa và lớn, nhiều người tham gia | Nên dùng |
| Một công ty có nhiều thương vụ song song (nhiều chi nhánh, nhiều dự án) | Nên dùng |
| Bán hàng theo danh sách công ty mục tiêu | Nên dùng để quản lý từng công ty mục tiêu |
6. Quy trình bán hàng doanh nghiệp với Prospect
- Xác định danh sách công ty mục tiêu hoặc nhận Lead đầu tiên từ một công ty.
- Tạo Prospect, giao Prospect Owner phụ trách chung.
- Thu thập thêm người liên hệ trong công ty: người sử dụng, người đề xuất, người quyết định.
- Tạo Opportunity cho từng nhu cầu cụ thể.
- Định kỳ xem Prospect để đánh giá mức độ tiếp cận và tổng giá trị tiềm năng.
- Khi chốt, tạo Customer và tiếp tục quản lý quan hệ.
7. Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Chuỗi nhà hàng nhiều đầu mối
Tình huống: Trong một tháng, doanh nghiệp thiết bị inox nhận 3 Lead từ cùng một chuỗi nhà hàng: quản lý chi nhánh 1, bếp trưởng chi nhánh 2, và phòng mua hàng trụ sở.
Thực hiện trên ERP:
- Tạo Prospect cho chuỗi nhà hàng; thêm 3 Lead; Prospect Owner: nhân viên phụ trách khách doanh nghiệp.
- Tạo 2 Opportunity: trang bị bếp chi nhánh 3 sắp mở, và thay thế thiết bị chi nhánh 1.
Cách xử lý: Thay vì 3 nhân viên liên hệ riêng lẻ, một người phụ trách làm việc với phòng mua hàng trụ sở, đưa ra đề xuất tổng thể cho cả chuỗi.
Điểm mấu chốt: Prospect giúp nhìn và tiếp cận khách doanh nghiệp như một tổng thể, không phải những đầu mối rời rạc.
Ví dụ 2: Yoga công sở cho tập đoàn
Tình huống: Trung tâm yoga làm việc với một tập đoàn có nhiều công ty thành viên.
Thực hiện trên ERP:
- Prospect: tập đoàn; Lead: phòng nhân sự của từng công ty thành viên.
- Mỗi công ty thành viên là một Opportunity riêng.
Cách xử lý: Thấy được công ty nào đã tập thử, công ty nào đang chờ duyệt ngân sách, tổng giá trị tiềm năng của cả tập đoàn.
Điểm mấu chốt: Với khách hàng có cấu trúc phức tạp, Prospect giúp theo dõi tiến độ từng đơn vị trong cùng tổ chức.
Ví dụ 3: Danh sách khách hàng mục tiêu của đơn vị website
Tình huống: Đơn vị thiết kế website chọn 50 doanh nghiệp sản xuất trong khu công nghiệp làm khách hàng mục tiêu.
Thực hiện trên ERP:
- Tạo 50 Prospect với thông tin ngành nghề, quy mô, khu vực.
- Ghi nhận dần người liên hệ và cơ hội của từng công ty.
Cách xử lý: Mỗi tháng xem bao nhiêu công ty đã tiếp cận được, bao nhiêu đã có cơ hội, tổng giá trị pipeline từ nhóm mục tiêu.
Điểm mấu chốt: Prospect phù hợp với cách bán hàng chủ động theo danh sách công ty mục tiêu.
8. Kinh nghiệm và mẹo
8.1. Dùng khi bán cho doanh nghiệp có nhiều người tham gia
Không bắt buộc với mọi khách; dùng đúng chỗ để tránh thêm thao tác.
8.2. Một Prospect, một người phụ trách chính
Tránh chồng chéo và thông điệp mâu thuẫn.
8.3. Vẽ bản đồ người quyết định
Ghi chức danh, vai trò của từng người liên hệ trong tổ chức.
8.4. Tách thương vụ thành nhiều Opportunity
Mỗi nhu cầu, mỗi chi nhánh là một thương vụ để theo dõi giá trị và giai đoạn riêng.
8.5. Kiểm tra trùng trước khi tạo
Tìm theo tên công ty, website để không tạo hai Prospect cho cùng một công ty.
8.6. Ghi chú bối cảnh tổ chức
Kế hoạch mở rộng, nhà cung cấp hiện tại, chu kỳ ngân sách là thông tin quý.
9. Kiểm tra và chỉ số
| Chỉ số | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số Prospect đang theo đuổi | Quy mô danh sách tổ chức tiềm năng. |
| Số người liên hệ trung bình mỗi Prospect | Mức độ tiếp cận sâu vào tổ chức. |
| Tổng giá trị cơ hội theo Prospect | Tiềm năng của từng tổ chức. |
| Tỉ lệ Prospect thành khách hàng | Hiệu quả bán hàng doanh nghiệp. |
| Prospect không có cơ hội | Tổ chức đã tiếp xúc nhưng chưa xác định được nhu cầu. |
10. Những sai lầm thường gặp
- Tạo Prospect cho mọi Lead. Thêm thao tác không cần thiết với khách cá nhân.
- Không gom Lead vào Prospect. Mất bức tranh toàn công ty, nhiều người cùng chăm sóc một khách.
- Chỉ làm việc với một người trong tổ chức. Thương vụ bị kẹt khi người đó không có quyền quyết định.
- Tạo trùng Prospect. Dữ liệu của cùng một công ty bị chia ra hai nơi.
Kết luận
Prospect là công cụ dành cho bán hàng doanh nghiệp: gom mọi đầu mối, mọi thương vụ của cùng một tổ chức về một nơi, có người phụ trách chung và có bức tranh toàn cảnh. Dùng đúng chỗ, Prospect giúp đội bán hàng tiếp cận khách hàng doanh nghiệp một cách bài bản và hiệu quả hơn.
Đọc thêm:
- Tổng quan CRM Setup (thiết lập CRM) trong ERP: nền tảng dữ liệu cho bán hàng và chăm sóc khách hàng
- Contact trong ERP: quản lý người liên hệ đằng sau mỗi khách hàng, nhà cung cấp, đối tác
- Lead trong ERP: từ khái niệm đến chuyển đổi thành khách hàng
- Opportunity trong ERP: từ cơ hội bán hàng đến hợp đồng thành công