Customer Group trong ERP: phân loại khách hàng để áp dụng đúng giá, chính sách và chăm sóc

Customer Group (nhóm khách hàng) trong ERP là gì và dùng thế nào? Hướng dẫn thiết kế nhóm khách hàng với bảng giá, điều khoản thanh toán, hạn mức công nợ mặc định và cách duy trì.

 · 7 phút đọc

Customer Group (nhóm khách hàng) trong ERP dùng để phân loại khách thành khách lẻ, doanh nghiệp, đại lý hay dự án, mỗi nhóm có sẵn bảng giá, điều khoản thanh toán và hạn mức công nợ riêng. Phân nhóm đúng giúp báo giá đúng giá, áp đúng chính sách và chăm sóc đúng cách mà không phải nhớ từng khách. Bài viết hướng dẫn cách thiết kế, thiết lập và duy trì nhóm khách hàng trong ERP.

1. Customer Group là gì?

Customer Group là cách doanh nghiệp phân loại khách hàng theo đặc điểm kinh doanh: khách lẻ, khách doanh nghiệp, đại lý, khách dự án, khách nội bộ… Mỗi khách hàng thuộc một nhóm, và nhóm quyết định nhiều chính sách mặc định áp dụng cho khách.

Nói đơn giản, Customer Group trả lời câu hỏi: "Khách hàng này thuộc loại nào, và vì thế được áp dụng giá, điều khoản, chăm sóc như thế nào?"

1.1. Cấu trúc dạng cây

All Customer Groups → Khách lẻ ; Doanh nghiệp → Nhà hàng, Khách sạn, Nhà máy ; Đại lý → Đại lý cấp 1, Đại lý cấp 2 ; Dự án ; Nội bộ

Nhóm cha chứa các nhóm con; báo cáo theo nhóm cha tổng hợp số liệu của các nhóm con. Khách hàng được gắn vào nhóm lá (nhóm cụ thể).

1.2. Phân biệt với các khái niệm liên quan

Khái niệm Phân loại theo Ví dụ
Customer Group Loại khách hàng, mô hình kinh doanh Đại lý, Doanh nghiệp, Khách lẻ
Territory Vị trí địa lý Miền Nam, TP.HCM
Customer Type Hình thức pháp lý Company, Individual
Market Segment / Industry Phân khúc thị trường, ngành nghề Chuỗi bán lẻ; Thực phẩm
Email Group Danh sách nhận email Khách đăng ký nhận tin

2. Vai trò của Customer Group

Áp dụng giá và chính sách tự động

Mỗi nhóm có thể có bảng giá, điều khoản thanh toán, hạn mức công nợ mặc định. Khách mới thuộc nhóm nào sẽ tự nhận chính sách của nhóm đó.

Quy tắc giá và khuyến mãi theo nhóm

Pricing Rule, Promotional Scheme có thể áp dụng riêng cho một nhóm, ví dụ chiết khấu thêm cho đại lý.

Phân tích doanh thu theo loại khách

Biết nhóm khách nào đóng góp nhiều doanh thu, nhóm nào tăng trưởng, nhóm nào cần đầu tư chăm sóc.

Chăm sóc phù hợp

Nhóm khách hàng là cơ sở để chia Email Group, thiết kế chương trình chăm sóc và chọn ngưỡng ngày khi xem khách không hoạt động.

3. Các trường thông tin

Trường Ý nghĩa
Customer Group Name Tên nhóm.
Parent Customer Group Nhóm cha trong cây.
Is Group Đánh dấu nhóm có thể chứa nhóm con.
Default Price List Bảng giá mặc định cho khách trong nhóm.
Default Payment Terms Template Điều khoản thanh toán mặc định.
Credit Limit Hạn mức công nợ mặc định theo từng công ty.
Accounts Tài khoản phải thu mặc định theo từng công ty, nếu khác tài khoản chung.

Nếu trên hồ sơ khách hàng có thiết lập riêng (bảng giá, điều khoản, hạn mức), thiết lập của khách thường được ưu tiên hơn thiết lập của nhóm. Tùy phiên bản ERP, một số trường có thể khác đôi chút.

4. Customer Group được dùng ở đâu?

Nơi sử dụng Tác dụng
Customer, Prospect Phân loại khách; nhận chính sách mặc định
Quotation, Sales Order, Sales Invoice Lấy bảng giá, điều khoản theo nhóm; ghi nhận doanh số theo nhóm
Pricing Rule, Promotional Scheme Giá, chiết khấu, khuyến mãi riêng theo nhóm
Báo cáo Sales Analytics (theo Customer Group), Accounts Receivable, Inactive Customers

Nhóm mặc định cho khách mới được thiết lập trong Selling Settings. Khách tạo từ website (đặt hàng trực tuyến) cũng nhận nhóm mặc định theo cấu hình.

5. Thiết kế nhóm khách hàng

5.1. Nguyên tắc

  • Phân nhóm theo chính sách khác nhau: nếu hai loại khách có cùng giá, cùng điều khoản, cùng cách chăm sóc thì có thể chung một nhóm.
  • Không trộn lẫn tiêu chí: đừng tạo nhóm "Đại lý Miền Nam"; Miền Nam là Territory.
  • 2–3 cấp là đủ.

5.2. Ví dụ theo mô hình kinh doanh

Doanh nghiệp Nhóm gợi ý Chính sách khác biệt
Thiết bị inox Khách lẻ; Nhà hàng – Khách sạn; Nhà máy; Đại lý; Dự án Giá lẻ / giá sỉ / giá đại lý; công nợ cho doanh nghiệp, đại lý
Trung tâm yoga Học viên cá nhân; Doanh nghiệp (yoga công sở) Gói cá nhân / gói doanh nghiệp; xuất hóa đơn công ty
Thiết kế website Doanh nghiệp nhỏ; Doanh nghiệp vừa; Đại lý giới thiệu; Khách bảo trì Bảng giá gói, điều khoản thanh toán theo tiến độ, hoa hồng đại lý

6. Quy trình thiết lập và duy trì

  1. Liệt kê các loại khách có chính sách giá, thanh toán, chăm sóc khác nhau.
  2. Tạo cây nhóm khách hàng trên ERP.
  3. Tạo bảng giá, điều khoản thanh toán; gắn vào từng nhóm cùng hạn mức công nợ.
  4. Đặt nhóm mặc định trong Selling Settings.
  5. Gán nhóm cho khách hàng hiện có; rà soát khách đang ở nhóm gốc.
  6. Rà soát khi có chính sách mới hoặc mô hình kinh doanh thay đổi.

7. Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Giá đại lý tự động

Tình huống: Nhân viên thường quên áp giá đại lý khi lên đơn, gây tranh cãi.

Thực hiện trên ERP:

  • Nhóm Đại lý: Default Price List = Giá đại lý; Payment Terms = công nợ 30 ngày; Credit Limit = 200 triệu.
  • Pricing Rule: chiết khấu thêm 3% cho đơn trên 100 triệu của nhóm Đại lý.

Cách xử lý: Mọi đơn hàng của đại lý tự lấy đúng giá và chiết khấu, không cần nhân viên nhớ.

Điểm mấu chốt: Đưa chính sách vào nhóm khách hàng giúp áp dụng nhất quán, minh bạch.

Ví dụ 2: Phân tích doanh thu theo loại khách

Tình huống: Ban giám đốc muốn biết nên tập trung vào nhóm khách nào.

Thực hiện trên ERP:

  • Sales Analytics: Tree Type = Customer Group; Based On = Sales Invoice; 12 tháng.

Cách xử lý: Nhóm Nhà hàng – Khách sạn chiếm tỉ trọng lớn và tăng đều; nhóm Khách lẻ đi ngang. Quyết định tăng đầu tư marketing cho nhóm nhà hàng.

Điểm mấu chốt: Phân nhóm đúng giúp báo cáo trả lời được câu hỏi chiến lược.

Ví dụ 3: Gói yoga công sở

Tình huống: Trung tâm yoga bắt đầu bán gói tập cho doanh nghiệp.

Thực hiện trên ERP:

  • Nhóm Doanh nghiệp: bảng giá gói công sở, điều khoản thanh toán theo tháng.

Cách xử lý: Hóa đơn cho doanh nghiệp tự lấy giá và điều khoản phù hợp, tách biệt với học viên cá nhân; doanh thu hai mảng được theo dõi riêng.

Điểm mấu chốt: Khi mô hình kinh doanh mới xuất hiện, tạo nhóm riêng để quản lý và đo lường.

8. Kinh nghiệm và mẹo

8.1. Nhóm theo sự khác biệt về chính sách

Mỗi nhóm nên có lý do tồn tại: giá khác, điều khoản khác, cách chăm sóc khác.

8.2. Tận dụng thiết lập mặc định

Gắn bảng giá, điều khoản, hạn mức vào nhóm để giảm thiết lập trên từng khách.

8.3. Không trộn tiêu chí

Địa lý dùng Territory, ngành nghề dùng Industry; nhóm khách hàng chỉ cho loại khách.

8.4. Kiểm tra khách ở nhóm gốc

Khách ở "All Customer Groups" không nhận chính sách và không phân tích được.

8.5. Đổi nhóm khi khách thay đổi

Khách lẻ trở thành đại lý cần được chuyển nhóm để nhận đúng chính sách.

8.6. Không xóa nhóm đã có dữ liệu

Gộp hoặc đổi tên để giữ lịch sử.

9. Kiểm tra chất lượng dữ liệu

Chỉ số kiểm tra Ý nghĩa
Tỉ lệ khách có nhóm cụ thể Khách không ở nhóm gốc / tổng số khách.
Nhóm có bảng giá mặc định Đảm bảo chính sách giá được áp dụng tự động.
Đơn hàng có giá khác bảng giá nhóm Phát hiện giá nhập tay sai chính sách.
Doanh thu theo nhóm Cơ cấu và xu hướng doanh thu từng loại khách.

10. Những sai lầm thường gặp

  • Quá nhiều nhóm nhỏ. Khó chọn, khó duy trì chính sách.
  • Trộn địa lý và loại khách. "Đại lý Hà Nội", "Đại lý TP.HCM" làm trùng lặp với Territory.
  • Không gắn chính sách cho nhóm. Nhóm chỉ để phân loại, nhân viên vẫn phải nhớ giá thủ công.
  • Không chuyển nhóm khi khách thay đổi. Khách được áp sai giá, sai điều khoản.
  • Để khách ở nhóm gốc. Báo cáo theo nhóm không có ý nghĩa.

Kết luận

Customer Group giúp doanh nghiệp đối xử đúng với từng loại khách hàng: đúng giá, đúng điều khoản, đúng cách chăm sóc, tự động và nhất quán. Thiết kế nhóm theo sự khác biệt về chính sách, gắn thiết lập mặc định vào nhóm và giữ dữ liệu sạch là chìa khóa để nhóm khách hàng phát huy hết giá trị.

Đọc thêm:

Published on
TM
Team Marketing