---
title: "Thi\u1ebft l\u1eadp ban \u0111\u1ea7u CRM v\u00e0 b\u00e1n h\u00e0ng trong ERP"
description: "C\u00e1c b\u01b0\u1edbc thi\u1ebft l\u1eadp ERP tr\u01b0\u1edbc khi d\u00f9ng CRM v\u00e0 b\u00e1n h\u00e0ng: danh m\u1ee5c, CRM Settings, Selling Settings, \u0111\u00e1nh s\u1ed1 ch\u1ee9ng t\u1eeb, t\u1ef1 \u0111\u1ed9ng giao vi\u1ec7c, th\u00f4ng b\u00e1o v\u00e0 ph\u00e2n quy\u1ec1n."
space: "T\u00e0i li\u1ec7u ERP"
url: "https://chuyendongso.vn/tai-lieu/crm/thiet-lap-ban-dau"
updated: "2026-11-14"
---

> **Áp dụng:** ERPNext phiên bản 16
> **Ai thực hiện:** người quản trị hệ thống (System Manager) hoặc trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager)

Trước khi đội bán hàng bắt đầu nhập khách hàng tiềm năng và báo giá, ERP cần được thiết lập một lần cho đúng: danh mục dùng chung, cách đánh số chứng từ, quy tắc giao việc, thông báo và phân quyền. Thiết lập tốt từ đầu giúp dữ liệu sạch, báo cáo chính xác và không phải sửa hàng loạt về sau. Trang này liệt kê các bước theo đúng thứ tự nên làm.

> **Làm nhanh**
>
> 1. Tạo danh mục: Territory, Customer Group, Lead Source (UTM Source), Sales Stage, Sales Person, Opportunity Lost Reason.
> 2. Mở **CRM Settings** và **Selling Settings**, chọn cách đặt tên và giá trị mặc định.
> 3. Kiểm tra mẫu đánh số chứng từ trong **Document Naming Settings**.
> 4. Tạo **Assignment Rule** để tự giao Lead, Opportunity cho nhân viên.
> 5. Tạo **Notification** báo khi có Lead mới hoặc thương vụ sắp đến hạn.
> 6. Gán vai trò (Role) cho từng người dùng và kiểm tra quyền.

## 1. Chuẩn bị danh mục dùng chung

Các danh mục này được chọn trên Lead, Opportunity, Customer và báo cáo. Nên thống nhất trong cả đội trước khi nhập dữ liệu.

| Danh mục | Dùng để | Tài liệu |
|---|---|---|
| **Territory** (khu vực) | Phân vùng khách theo địa lý, giao khu vực cho nhân viên | [Territory](/tai-lieu/crm/setup/territory) |
| **Customer Group** (nhóm khách hàng) | Phân loại khách, gắn bảng giá và điều khoản riêng | [Customer Group](/tai-lieu/crm/setup/customer-group) |
| **Lead Source** (danh mục UTM Source) | Ghi nhận khách đến từ kênh nào | [Lead Source](/tai-lieu/crm/setup/lead-source) |
| **Sales Stage** (giai đoạn bán hàng) | Các bước của một thương vụ | [Sales Stage](/tai-lieu/crm/setup/sales-stage) |
| **Sales Person** (nhân viên bán hàng) | Ghi nhận doanh số, hoa hồng, chỉ tiêu | [Sales Person](/tai-lieu/crm/setup/sales-person) |
| **Opportunity Lost Reason** (lý do thua) | Chọn khi đánh dấu thương vụ thua, để thống kê | [Opportunity](/tai-lieu/crm/sales-pipeline/opportunity) |
| **Item**, **Price List** | Sản phẩm, dịch vụ và bảng giá dùng trong báo giá | [Item](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/item), [Price List](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/price-list) |

Mẹo: đặt tên ngắn, không trùng nghĩa. Ví dụ chỉ dùng một nguồn "Facebook", không tạo thêm "FB" hay "facebook ads".

## 2. CRM Settings

Mở bằng ô tìm kiếm của ERP, gõ **CRM Settings**.

| Trường | Ý nghĩa | Gợi ý |
|---|---|---|
| **Campaign Naming By** | Cách đặt mã cho Campaign: theo tên hoặc theo dãy số | Chọn theo tên nếu số chiến dịch ít |
| **Allow Lead Duplication based on Emails** | Cho phép tạo nhiều Lead cùng một email | Bỏ tick để tránh trùng khách |
| **Auto Creation of Contact** | Tự tạo Contact khi tạo Lead | Nên tick |
| **Close Replied Opportunity After Days** | Tự đóng Opportunity đã trả lời sau số ngày không cập nhật | Đặt theo chu kỳ bán hàng, ví dụ 60 |
| **Default Quotation Validity Days** | Số ngày hiệu lực mặc định của báo giá | Ví dụ 15 hoặc 30 |
| **Carry Forward Communication and Comments** | Chuyển email, bình luận từ Lead sang Opportunity, Customer khi chuyển đổi | Nên tick để giữ lịch sử |
| **Update timestamp on new communication** | Cập nhật thời gian sửa đổi khi có email mới | Nên tick để danh sách sắp xếp theo hoạt động mới nhất |

## 3. Selling Settings

Mở **Selling Settings**.

| Trường | Ý nghĩa | Gợi ý |
|---|---|---|
| **Customer Naming By** | Mã khách theo tên khách hay theo dãy số | Dãy số giúp tránh trùng khi hai khách cùng tên |
| **Default Customer Group** | Nhóm mặc định khi tạo khách mới | Chọn nhóm phổ biến nhất |
| **Default Territory** | Khu vực mặc định | Ví dụ Việt Nam |
| **Default Price List** | Bảng giá bán mặc định | Bảng giá bán lẻ chuẩn |
| **Maintain Same Rate Throughout Sales Cycle** | Giữ nguyên đơn giá từ báo giá đến hóa đơn | Tick nếu không muốn giá bị sửa giữa chừng |
| **Allow User to Edit Price List Rate in Transactions** | Cho phép sửa giá trên chứng từ | Bỏ tick nếu muốn kiểm soát giá chặt |
| **Validate Selling Price for Item Against Purchase Rate or Valuation Rate** | Cảnh báo khi bán dưới giá vốn | Nên tick với hàng hóa có tồn kho |

## 4. Đánh số chứng từ (Document Naming Settings)

Mỗi chứng từ có một mẫu đánh số, ví dụ `CRM-LEAD-.YYYY.-` cho Lead, `SAL-QTN-.YYYY.-` cho báo giá. Mở **Document Naming Settings** để xem và sửa:

1. Chọn chứng từ ở ô **Select Transaction**.
2. Sửa danh sách mẫu, mỗi mẫu một dòng. Ví dụ `BG-.YYYY.-` để mã báo giá có dạng BG-2026-00001.
3. Bấm **Update** để lưu.

Lưu ý: chỉ nên đổi mẫu đánh số trước khi phát sinh chứng từ thật, hoặc vào đầu năm, để tránh mã bị lẫn giữa hai kiểu.

## 5. Tự động giao việc (Assignment Rule)

Assignment Rule giúp mỗi Lead, Opportunity mới có người phụ trách ngay, không phải chờ trưởng nhóm chia.

1. Mở **Assignment Rule**, bấm **+ Add Assignment Rule**.
2. Chọn **Document Type** (ví dụ Lead) và đặt tên cho quy tắc.
3. Nhập **Assign Condition**, ví dụ `status == "Lead"` để chỉ giao Lead mới.
4. Chọn cách chia ở **Rule**: **Round Robin** (lần lượt), **Load Balancing** (người ít việc nhất), **Based on Field** (theo một trường, ví dụ khu vực) hoặc **Weighted Distribution** (chia theo tỉ trọng cho từng người).
5. Thêm nhân viên vào bảng **Users**, chọn **Assignment Days** (những ngày quy tắc hoạt động).
6. Bấm **Save**.

Người được giao sẽ thấy việc trong danh sách **To Do** và nhận thông báo trên ERP.

## 6. Thông báo (Notification)

Notification gửi email hoặc thông báo trong hệ thống khi có sự kiện, ví dụ có Lead mới từ website hoặc thương vụ sắp đến ngày dự kiến chốt.

1. Mở **Notification**, bấm **+ Add Notification**.
2. Chọn **Channel** (Email hoặc System Notification), **Document Type** (ví dụ Lead) và **Send Alert On** (New, Value Change, Days Before…).
3. Nhập **Condition** nếu chỉ báo trong một số trường hợp, ví dụ `doc.utm_source == "Website"`.
4. Chọn người nhận trong **Recipients** (theo vai trò, theo trường như Lead Owner, hoặc email cố định).
5. Soạn **Subject** và **Message**, bấm **Save**.

Để gửi được email, hệ thống cần có **Email Account** gửi đi đã cấu hình.

## 7. Phân quyền người dùng

ERP phân quyền theo vai trò (Role). Các vai trò chính cho bán hàng:

| Vai trò | Dành cho | Quyền chính |
|---|---|---|
| **Sales User** | Nhân viên bán hàng | Tạo, sửa Lead, Opportunity, Quotation, Sales Order của mình |
| **Sales Manager** | Trưởng phòng kinh doanh | Như Sales User, thêm quyền xem báo cáo, duyệt và xóa |
| **Sales Master Manager** | Người quản lý danh mục | Tạo, sửa Customer, Item, Price List, Territory, Customer Group |

Cách gán: mở **User**, chọn người dùng, ở mục **Roles** tick các vai trò cần thiết rồi bấm **Save**. Muốn xem hoặc chỉnh quyền chi tiết theo từng chứng từ, dùng **Role Permissions Manager**.

Mẹo: nếu muốn nhân viên chỉ thấy khách của mình, dùng **User Permission** để giới hạn theo Territory hoặc theo Lead Owner.

## 8. Kiểm tra sau khi thiết lập

- Tạo thử một Lead, kiểm tra người phụ trách được giao tự động và thông báo được gửi.
- Chuyển Lead thành Opportunity rồi Quotation, kiểm tra mã chứng từ, bảng giá và hạn báo giá mặc định.
- Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên để kiểm tra quyền xem và sửa.
- Xóa dữ liệu thử trước khi đưa vào sử dụng.

## Tài liệu liên quan

- [Tổng quan Module CRM](/tai-lieu/crm/tong-quan)
- [Tổng quan CRM Setup](/tai-lieu/crm/setup/tong-quan)
- [Lead (khách hàng tiềm năng)](/tai-lieu/crm/sales-pipeline/lead)
- [Opportunity (cơ hội bán hàng)](/tai-lieu/crm/sales-pipeline/opportunity)