--- title: "Item trong ERP: qu\u1ea3n l\u00fd danh m\u1ee5c s\u1ea3n ph\u1ea9m, d\u1ecbch v\u1ee5" description: "Item trong ERP: c\u00e1c tr\u01b0\u1eddng th\u00f4ng tin quan tr\u1ecdng, \u0111\u01a1n v\u1ecb t\u00ednh, bi\u1ebfn th\u1ec3, hi\u1ec3n th\u1ecb tr\u00ean website, quy t\u1eafc \u0111\u1eb7t m\u00e3 v\u00e0 nh\u1eefng sai l\u1ea7m th\u01b0\u1eddng g\u1eb7p kh" space: "T\u00e0i li\u1ec7u ERP" url: "https://chuyendongso.vn/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/item" updated: "2026-11-14" --- > **Vị trí trong ERP:** Bán hàng (Selling) › Items & Pricing › Item > **Quyền tạo, sửa:** Item Manager, System Manager > **Áp dụng:** ERPNext phiên bản 16 **Item** (sản phẩm, dịch vụ) trong ERP là hồ sơ gốc của mọi thứ doanh nghiệp mua, bán, sản xuất hay lưu kho: mã, tên, đơn vị tính, thuế, tồn kho và cả trang hiển thị trên website. Một sản phẩm bị tạo trùng hai mã, sai đơn vị tính hay thiếu thông tin thuế sẽ kéo theo sai sót ở báo giá, kho và kế toán. Bài viết hướng dẫn cách tạo và quản lý danh mục sản phẩm, dịch vụ trong ERP sao cho chuẩn ngay từ đầu. ## 1. Item là gì? **Item** là **hồ sơ gốc (master data)** của mọi sản phẩm, vật tư, dịch vụ mà doanh nghiệp mua, bán, sản xuất hoặc lưu kho. Mọi chứng từ như báo giá, đơn hàng, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn đều dùng Item. Nói đơn giản, Item trả lời câu hỏi: **"Doanh nghiệp đang kinh doanh những gì, mỗi thứ có đặc điểm, đơn vị, cách quản lý ra sao?"** ### 1.1. Các loại Item | Loại | Đặc điểm | Ví dụ | |---------------------|------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------| | **Hàng tồn kho** | Có quản lý số lượng tồn (Maintain Stock) | Bồn inox, bàn inox, linh kiện | | **Dịch vụ** | Không quản lý tồn kho | Gói thiết kế website, phí lắp đặt, gói tập yoga, phí bảo trì | | **Nguyên vật liệu** | Mua vào để sản xuất | Tấm inox, ống inox | | **Thành phẩm** | Sản xuất ra để bán | Bàn bếp inox 2 tầng | | **Tài sản cố định** | Mua về để sử dụng lâu dài | Máy chấn, máy hàn | | **Mẫu có biến thể** | Một mẫu chung, nhiều phiên bản theo thuộc tính | Bồn nước 500L, 1000L, 1500L | ### 1.2. Phân biệt với các khái niệm liên quan | Khái niệm | Quan hệ với Item | |----------------------|------------------------------------------------------------------------------------| | **Item Group** | Nhóm phân loại; mỗi Item thuộc một nhóm | | **Item Price** | Giá của Item trong một bảng giá | | **Brand** | Thương hiệu của Item | | **Website Item** | Phiên bản hiển thị của Item trên cửa hàng trực tuyến (ở các phiên bản ERP gần đây) | | **Serial No, Batch** | Từng chiếc, từng lô của Item khi quản lý theo sê-ri hoặc lô | ## 2. Vai trò của Item #### Ngôn ngữ chung của toàn doanh nghiệp Bán hàng, kho, mua hàng, kế toán, sản xuất cùng gọi một sản phẩm bằng một mã, tránh nhầm lẫn. #### Tự động hóa chứng từ Chọn Item là chứng từ tự điền tên, mô tả, đơn vị, giá, thuế, kho mặc định. #### Quản lý tồn kho, bảo hành Khai báo đúng giúp theo dõi tồn kho, số sê-ri, lô, hạn sử dụng, hạn bảo hành. #### Nền tảng cho website bán hàng Hình ảnh, mô tả, giá của Item là dữ liệu hiển thị trên cửa hàng trực tuyến tích hợp ERP. #### Phân tích kinh doanh Báo cáo doanh số, tồn kho, lợi nhuận theo sản phẩm đều dựa trên Item. ## 3. Các nhóm thông tin chính ![Màn hình Item trong ERP (giao diện tiếng Việt, dữ liệu mẫu)](/files/tai-lieu-item.png) ### 3.1. Thông tin cơ bản | Trường | Ý nghĩa | |-------------------------------|----------------------------------------------------------------------| | **Item Code** | Mã sản phẩm, duy nhất, không nên đổi sau khi đã có giao dịch. | | **Item Name** | Tên sản phẩm. | | **Item Group** | Nhóm sản phẩm. | | **Default Unit of Measure** | Đơn vị tính chuẩn (cái, bộ, mét, kg, gói, tháng…). | | **Maintain Stock** | Có quản lý tồn kho hay không (bỏ chọn với dịch vụ). | | **Disabled** | Ngừng sử dụng; không xóa Item đã có giao dịch. | | **Image, Description, Brand** | Hình ảnh, mô tả, thương hiệu. | | **Standard Selling Rate** | Giá bán chuẩn khi tạo mới; hệ thống có thể tạo Item Price tương ứng. | ### 3.2. Đơn vị tính và mã vạch Bảng **UOMs** khai báo đơn vị quy đổi (ví dụ 1 thùng = 12 cái), bảng **Barcodes** lưu mã vạch để quét khi bán hàng, kiểm kho. ### 3.3. Kho và tồn kho | Trường | Ý nghĩa | |----------------------------------|-------------------------------------------------------------------| | **Item Defaults** | Kho mặc định, bảng giá, tài khoản theo từng công ty. | | **Has Serial No / Has Batch No** | Quản lý theo số sê-ri (thiết bị) hoặc theo lô (hàng có hạn dùng). | | **Shelf Life, End of Life** | Hạn sử dụng, ngày ngừng kinh doanh. | | **Warranty Period (in days)** | Thời hạn bảo hành, dùng cho Serial No và Warranty Claim. | | **Reorder Levels** | Mức tồn tối thiểu để tự đề xuất mua hàng. | | **Valuation Rate** | Giá vốn ban đầu. | ### 3.4. Mua hàng và bán hàng | Trường | Ý nghĩa | |--------------------------------------|-------------------------------------------| | **Is Purchase Item / Is Sales Item** | Được phép mua, được phép bán. | | **Lead Time** | Thời gian chờ hàng khi mua. | | **Supplier Items** | Mã sản phẩm của nhà cung cấp. | | **Max Discount (%)** | Mức chiết khấu tối đa được phép khi bán. | | **Customer Items** | Mã sản phẩm theo cách gọi của khách hàng. | ### 3.5. Thuế, chất lượng, sản xuất **Item Tax Template** cho thuế suất riêng của sản phẩm; **Quality Inspection** cho yêu cầu kiểm tra chất lượng; **Default BOM** cho định mức sản xuất. ### 3.6. Biến thể (Variants) Item mẫu đánh dấu **Has Variants** và khai báo **thuộc tính** (dung tích, kích thước, màu…). Hệ thống tạo các Item biến thể, mỗi biến thể có mã, giá, tồn kho riêng nhưng thừa hưởng thông tin chung từ mẫu. Tùy phiên bản ERP, vị trí và tên một số trường có thể khác đôi chút. ## 4. Quy tắc đặt mã và tên sản phẩm - **Mã ngắn, có cấu trúc, không dấu:** ví dụ BON-INOX-1000, DV-WEB-CB. - **Mã không chứa thông tin hay thay đổi** như giá, nhà cung cấp. - **Tên rõ ràng, đầy đủ đặc điểm chính:** "Bồn nước inox 304 – 1000 lít – đứng". - **Thống nhất cách viết đơn vị, quy cách** trong toàn danh mục. - **Kiểm tra trùng trước khi tạo mới.** ## 5. Quy trình quản lý danh mục sản phẩm 1. Xây dựng cây **[Item Group](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/item-group)** và danh mục đơn vị tính trước. 2. Thống nhất quy tắc mã, tên, mô tả, hình ảnh. 3. Tạo Item (hoặc nhập hàng loạt), khai báo tồn kho, bảo hành, thuế, giá chuẩn. 4. Dùng biến thể cho sản phẩm nhiều phiên bản. 5. Phân quyền: chỉ một số người được tạo, sửa Item. 6. Rà soát định kỳ: sản phẩm ngừng kinh doanh chuyển Disabled, cập nhật mô tả, hình ảnh. ## 6. Ví dụ thực tế ### Ví dụ 1: Bồn nước inox nhiều dung tích **Tình huống:** Doanh nghiệp bán bồn nước inox 500L, 1000L, 1500L, 2000L, dạng đứng và nằm. **Thực hiện trên ERP:** - Item mẫu "Bồn nước inox" có biến thể theo thuộc tính Dung tích và Kiểu dáng. - Has Serial No để quản lý bảo hành từng bồn; Warranty Period = 1825 ngày (5 năm). **Cách xử lý:** Mỗi biến thể có giá, tồn kho riêng; bảo hành tự tính từ ngày giao theo số sê-ri. > **Điểm mấu chốt:** Biến thể giúp danh mục gọn mà vẫn quản lý chi tiết từng phiên bản. ### Ví dụ 2: Dịch vụ thiết kế website **Tình huống:** Đơn vị thiết kế website bán các gói thiết kế và gói bảo trì. **Thực hiện trên ERP:** - Item dịch vụ: DV-WEB-CB (gói cơ bản), DV-WEB-NC (gói nâng cao), DV-BAOTRI-THANG (bảo trì hằng tháng); bỏ chọn Maintain Stock. - Đơn vị: gói, tháng. **Cách xử lý:** Báo giá, hợp đồng, hóa đơn định kỳ đều dùng các Item này; báo cáo doanh thu tách được theo từng gói. > **Điểm mấu chốt:** Dịch vụ cũng cần được khai báo thành Item để quản lý và phân tích như sản phẩm. ### Ví dụ 3: Gói tập yoga **Tình huống:** Trung tâm yoga bán gói 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng. **Thực hiện trên ERP:** - Item dịch vụ cho từng gói, thuộc nhóm Gói tập; hình ảnh, mô tả để hiển thị trên website. **Cách xử lý:** Học viên xem và đăng ký gói trên website; doanh thu theo gói được theo dõi trong Sales Analytics. > **Điểm mấu chốt:** Item chuẩn là dữ liệu cho cả bán hàng trực tiếp lẫn bán hàng trực tuyến. ## 7. Kinh nghiệm và mẹo ### 7.1. Mã sản phẩm là "bất biến" Đặt cẩn thận ngay từ đầu, không đổi sau khi có giao dịch. ### 7.2. Phân biệt hàng tồn kho và dịch vụ Dịch vụ không bật Maintain Stock để tránh tồn kho âm vô nghĩa. ### 7.3. Dùng biến thể thay vì tạo rời rạc Danh mục gọn, dễ quản lý giá và tồn kho. ### 7.4. Khai báo bảo hành ngay trên Item Để Serial No và Warranty Claim tự xác định quyền lợi. ### 7.5. Hình ảnh và mô tả chuẩn Phục vụ cả báo giá chuyên nghiệp lẫn website bán hàng. ### 7.6. Không xóa, chỉ ngừng sử dụng Giữ lịch sử giao dịch và báo cáo. ## 8. Kiểm tra chất lượng dữ liệu | Chỉ số kiểm tra | Ý nghĩa | |------------------------------------------|-----------------------------------------| | **Item không thuộc nhóm cụ thể** | Không phân tích được theo nhóm. | | **Item thiếu hình ảnh, mô tả** | Ảnh hưởng báo giá và website. | | **Item trùng lặp** | Tồn kho, doanh số bị chia nhỏ. | | **Item bán được nhưng chưa có giá** | Nhân viên phải nhập tay, dễ sai. | | **Item thiết bị chưa khai báo bảo hành** | Không xác định được quyền lợi bảo hành. | ## 9. Những sai lầm thường gặp - **Tạo trùng sản phẩm** với tên hơi khác nhau. - **Đổi mã sản phẩm** sau khi đã có giao dịch, gây khó tra cứu. - **Bật quản lý tồn kho cho dịch vụ.** - **Để tất cả ở nhóm gốc,** không phân tích được. - **Ai cũng tạo được Item,** danh mục nhanh chóng lộn xộn. ## Kết luận Item là **trái tim của dữ liệu kinh doanh**: mọi giao dịch mua, bán, kho, sản xuất, bảo hành và website đều xoay quanh nó. Một danh mục sản phẩm chuẩn về mã, tên, nhóm, đơn vị, tồn kho và bảo hành giúp toàn bộ hệ thống ERP vận hành chính xác. ## Tài liệu liên quan - [Tổng quan Items & Pricing](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/tong-quan) - [Item Group (nhóm sản phẩm)](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/item-group) - [Item Price (giá sản phẩm)](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/item-price) - [Price List (bảng giá)](/tai-lieu/ban-hang/items-pricing/price-list)